DstnyIQ / Juridisk
DstnyIQ Privatlivspolitik
Hvordan Capacit behandler personoplysninger i DstnyIQ og i partnerbrandede versioner af samme tjeneste — hvem der bestemmer hvad, hvad der behandles, og hvor det opbevares.
Capacit A/S · CVR 42607797 · Overgaden Neden Vandet 9A, 1414 København K
1.Hvem vi er#
Denne politik beskriver, hvordan Capacit A/S (»Capacit«, »vi«) behandler personoplysninger i DstnyIQ og i partnerbrandede versioner af samme tjeneste, hvor den behandling, der beskrives i denne politik, i det væsentlige er den samme. Særskilte tjenester kan være omfattet af særskilt privatlivsinformation.
Capacit A/S, CVR 42607797, Overgaden Neden Vandet 9A, 1414 København, Danmark. Kontakt om privatliv: info@capacit.com.
Køber du DstnyIQ gennem en partner, kan din aftale og dit første kontaktpunkt være hos den partner.
2.Hvad DstnyIQ gør#
DstnyIQ deltager i Microsoft Teams-møder som en synlig deltager og optager mødet. Optagelser behandles automatisk med AI og bliver til transskriptioner og referater, der leveres til de modtagere, kundeorganisationen konfigurerer.
Optageren fremgår af deltagerlisten i Teams, hele den tid den er til stede, og kan til enhver tid fjernes fra et møde af en deltager med en tilstrækkelig møderolle.
3.Vores rolle — den afgør, hvem du skal spørge#
Kundeorganisationen beslutter at optage. Det gør vi ikke.
For mødeindhold er den kundeorganisation, hvis Microsoft 365-tenant er tilsluttet tjenesten, dataansvarlig. Capacit er databehandler og handler alene efter den organisations dokumenterede instruks i henhold til en databehandleraftale.
Capacit er dataansvarlig for et snævrere område: forretningsmæssige kontakt- og kontooplysninger, onboarding, licensering, forbrugs- og faktureringsregistreringer, supportkorrespondance samt de sikkerheds- og driftslogs, vi har brug for til at drive tjenesten.
For mødeindhold handler Capacit som databehandler — eller, hvor tjenesten leveres gennem en partner, som partnerens underdatabehandler — og alene efter dokumenteret instruks, der stammer fra kundeorganisationen, i henhold til den gældende databehandleraftale. Er en partner involveret, går instrukser og anmodninger gennem partneren.
Vi sælger ikke personoplysninger og bruger dem ikke til reklame. Hvad vi gør og ikke gør med mødeindhold i AI-sammenhæng, står i afsnit 7.
4.Hvis du er mødedeltager#
En deltager ved navn DstnyIQ, eller en partnerbrandet svarende hertil, kan have været til stede i dit møde. Mødets lyd optages, transskriberes og opsummeres af AI og sendes til modtagere valgt af den arrangerende organisation.
Har du betænkeligheder ved at blive optaget, så kontakt mødearrangøren eller brug de mødefunktioner, du har til rådighed. Dine rettigheder og arrangørens behandlingsgrundlag afhænger af omstændighederne omkring mødet.
Den organisation, der har arrangeret mødet, er ansvarlig for det. Denne politik erstatter ikke den privatlivsinformation, som den arrangerende organisation som dataansvarlig er forpligtet til at give om sin optagelse og brug af mødeindhold. Spørg dem om formål, behandlingsgrundlag, opbevaring og dine rettigheder.
Du kan også skrive til info@capacit.com, hvorefter vi videresender din anmodning til dem og bekræfter, at vi har gjort det — vi kan ikke selv afgøre den.
5.Hvad vi behandler#
Mødeindhold (her er vi databehandler): mødelyd; transskriptioner og referater genereret herfra; deltageroplysninger som navn, e-mailadresse, Microsoft Entra-identifikator, møderolle og tidspunkter for til- og fratrædelse; mødemetadata som emne, tidspunkt, arrangør og mødeidentifikatorer; og registreringer af de gennemsigtighedsmeddelelser, der er sendt om et møde.
Optaget tale kan indeholde hvad som helst, deltagerne vælger at sige, herunder følsomme personoplysninger efter databeskyttelsesforordningens artikel 9. DstnyIQ er ikke designet til at identificere eller profilere personer på grundlag af følsomme personoplysninger. Sådanne oplysninger kan ikke desto mindre fremgå af transskriptioner eller referater, hvor de indgår i mødeindholdet.
Vi laver ikke stemmeaftryk. DstnyIQ foretager ikke stemmebiometri, genererer eller lagrer ikke biometriske identifikatorer og identificerer eller genkender ikke nogen ud fra stemmekarakteristika — heller ikke på tværs af møder. Henføringen af tale til en taler kommer fra den Microsoft Teams-deltageridentitet, der er knyttet til lydstrømmen, ikke fra en analyse af selve stemmen. Vi foretager heller ikke følelsesgenkendelse.
Vi markedsfører ikke over for mødedeltagere. E-mailadresser, der stammer fra en kundes kalender eller deltagerliste, bruges alene til at sende gennemsigtighedsmeddelelser om mødet og til at levere det output, kunden har konfigureret. Vi bruger dem ikke til at promovere vores ydelser, og vi tilføjer ikke deltagere til mailinglister.
Kunde- og kontooplysninger (her er vi dataansvarlige): forretningsmæssige kontaktoplysninger; tenant-, onboarding- og licensregistreringer; konfiguration af tjenesten; forbrugs- og faktureringsregistreringer; supportkorrespondance; og applikations- og sikkerhedslogs, som kan indeholde tekniske identifikatorer og IP-adresser.
Vi modtager konto- og forretningskontaktoplysninger på den dataansvarlige side direkte fra dig, fra din arbejdsgiver eller organisation, fra en autoriseret partner og, hvor det er relevant, fra din organisations Microsoft 365-tenant.
Visse administrator-, konto- og tenant-oplysninger er nødvendige for at oprette og administrere tjenesten. Gives de ikke, kan vi være ude af stand til at aktivere eller supportere den pågældende konto eller det pågældende tenant.
6.Hvorfor, og på hvilket grundlag#
Hvor vi er databehandler, fastlægges behandlingsgrundlaget for mødeindhold af kundeorganisationen, ikke af os.
Hvor vi er dataansvarlige, støtter vi os på artikel 6, stk. 1, litra b, hvor behandlingen er nødvendig for at opfylde en kontrakt med den pågældende person. I øvrigt støtter vi os på vores legitime interesser efter artikel 6, stk. 1, litra f, i at administrere og understøtte vores forretningsmæssige kunderelationer, brugerkonti og drift af tjenesten, herunder at drive, sikre, fejlsøge og forbedre tjenesten.
Vores legitime interesse i at forbedre tjenesten vedrører konto-, forbrugs-, diagnostik- og driftsdata og giver os ikke adgang til at bruge kundernes mødeindhold til modeltræning eller selvstændig produktudvikling.
Vi støtter os også på retlige forpligtelser efter artikel 6, stk. 1, litra c, for bogføring og lovlige anmodninger. Vi foretager ikke automatiske afgørelser med retsvirkning eller tilsvarende betydelig virkning efter databeskyttelsesforordningens artikel 22.
7.AI#
DstnyIQ bruger AI-modeller hostet i Microsoft Azure til at transskribere lyd og generere referater.
AI-output kan være forkert. Transskriptioner og referater kan høre ord forkert, tillægge den forkerte person et udsagn, udelade indhold og gengive ting, der ikke blev sagt. Behandl dem som en hjælp, ikke som et referat af, hvad der blev sagt, og verificér, før du lægger dem til grund.
Indhold bruges ikke til at træne modeller. Mødeindhold, der sendes til AI-behandling, bruges til at returnere et resultat og bruges hverken af os eller af vores leverandører til at træne eller forbedre nogen model.
Microsofts misbrugsovervågning. Microsoft driver automatisk misbrugsdetektion på Azure OpenAI Service. Indhold, der markeres af Microsofts misbrugsovervågningssystemer, kan blive lagret og gjort tilgængeligt for autoriserede Microsoft-medarbejdere til menneskelig gennemgang i overensstemmelse med Microsofts til enhver tid gældende Azure-servicevilkår og privatlivsdokumentation, så misbrug af tjenesten kan opdages og forhindres.
Indhold, der ikke markeres, opbevares ikke til dette formål. Da vores Azure OpenAI-deployments er placeret i Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde, befinder de Microsoft-medarbejdere, der foretager en sådan gennemgang, sig ligeledes i Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde. Denne overvågning er Microsofts egen og er begrænset til at opdage misbrug.
9.Hvor data opbevares, og overførsler#
Tjenesten er hostet i Microsoft Azure i Den Europæiske Union, og mødeindhold lagres og behandles primært i EU. Optagelser, tjenestedata og AI-opsummering håndteres i dag i Sweden Central, og AI-transskription i West Europe (Holland). Vi kan ændre EU-regioner, efterhånden som kapaciteten kræver det.
Fører Microsofts misbrugsovervågning til menneskelig gennemgang, kan markeret indhold tilgås af autoriserede Microsoft-medarbejdere placeret inden for EØS, som beskrevet i afsnit 7.
Selve dit Teams-møde afvikles i Microsofts infrastruktur under din egen aftale med Microsoft.
Overføres personoplysninger uden for EU/EØS, støtter vi os på EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser med supplerende foranstaltninger eller et andet gyldigt overførselsgrundlag. Dette kan gælde data på den dataansvarlige side, såsom supportværktøjer, snarere end mødeindhold. Bed om en kopi af garantierne på info@capacit.com.
10.Opbevaring og sletning#
Mødeindholdet er kundens, og kunden fastsætter perioden. Optagelser, transskriptioner og referater opbevares i den periode, der er aftalt med kundeorganisationen i dens aftale med os, og slettes, når den periode udløber, eller når kunden instruerer om sletning.
Er andet ikke aftalt, er vores standard op til 30 dage fra mødedatoen — for optagelsen, transskriptionen og referatet. Sletning får virkning i aktive systemer inden for 7 dage efter, at opbevaringsperioden udløber, eller efter en kundes instruks.
Når en kundes aftale ophører, sletter eller tilbageleverer vi kundens mødeindhold i overensstemmelse med databehandleraftalen, medmindre lovgivningen kræver, at vi beholder det.
Konto-, licens- og konfigurationsregistreringer opbevares i kunderelationens varighed og derefter kun så længe, det er nødvendigt for at lukke kontoen, opfylde retlige forpligtelser eller fastlægge, gøre gældende eller forsvare retskrav. Relevante kontrakt- og kunderelationsregistreringer kan som udgangspunkt opbevares i op til tre år efter ophør.
Fakturerings- og bogføringsmateriale opbevares i fem år fra udgangen af det regnskabsår, det vedrører, som bogføringsloven kræver. Driftslogs og diagnostik opbevares i op til 90 dage.
11.Sikkerhed#
Vi beskytter kundedata med tekniske og organisatoriske foranstaltninger, der er passende i forhold til risikoen. De omfatter kryptering under transmission og ved opbevaring, identitetsbaseret adgangsstyring med adgang begrænset til de medarbejdere, der har brug for den i deres rolle, adskillelse af den enkelte kundes indhold, integritetskontrol og kortlivede adgangslinks til lagrede optagelser samt central logning og overvågning.
Vores fulde tekniske og organisatoriske foranstaltninger fremgår af den gældende databehandleraftale, som kunder kan bede deres leverandør om. Intet system er fuldstændig sikkert.
Hvor vi handler som databehandler eller underdatabehandler, underretter vi den relevante kunde eller den partner, tjenesten leveres igennem, uden unødig forsinkelse efter at være blevet opmærksomme på et brud på persondatasikkerheden, og bistår med de gældende underretningsforpligtelser. Hvor vi handler som dataansvarlige, underretter vi den kompetente tilsynsmyndighed og de berørte personer, hvor loven kræver det.
12.Dine rettigheder#
Afhængigt af omstændighederne og det gældende behandlingsgrundlag kan du have ret til indsigt i dine personoplysninger, til at få dem berigtiget, til at få dem slettet, til at få behandlingen begrænset eller til at gøre indsigelse mod den, til dataportabilitet og til at trække et samtykke tilbage, hvor behandlingen støttes på samtykke.
Hvor anmodningen skal sendes hen, afhænger af, hvem der er dataansvarlig. For mødeoptagelser, transskriptioner og referater er det den organisation, der arrangerede mødet — send den til dem. Sender du den til os, videresender vi den via vores partner, hvor det er relevant, bekræfter at vi har gjort det, og bistår i det omfang den gældende databehandleraftale kræver det, men vi kan ikke selv afgøre den.
For oplysninger, hvor vi er dataansvarlige — dine forretningsmæssige kontaktoplysninger, kontoregistreringer, supportkorrespondance — skriv til info@capacit.com. Vi svarer uden unødig forsinkelse og under alle omstændigheder inden for en måned. Hvor loven tillader det, kan perioden forlænges med op til yderligere to måneder, og vi oplyser om enhver forlængelse inden for den første måned. Vi kan have brug for at verificere din identitet.
Klager. Du er velkommen til at kontakte os først, og du har også ret til at klage til en tilsynsmyndighed — i Danmark Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, dt@datatilsynet.dk, datatilsynet.dk — eller til myndigheden dér, hvor du bor eller arbejder.
13.Ændringer#
Vi kan opdatere denne politik, efterhånden som tjenesten udvikler sig. Datoen for »Senest opdateret« ændres, og ved væsentlige ændringer underretter vi kunderne på forhånd. Den gældende version findes altid på https://capacit.com/dstnyiq/privacy.
14.Kontakt#
Capacit A/S, Overgaden Neden Vandet 9A, 1414 København, Danmark.
Privatliv og anmodninger fra registrerede: info@capacit.com. Uhensigtsmæssigt AI-genereret indhold: info@capacit.com. Sikkerhed: info@capacit.com. Support: info@capacit.com.
Begge dokumenter